חשבות בתי מלון

ענף המלונאות הישראלי פועל כיום באחד העשורים הטובים בתולדותיו, כשהוא נהנה מגידול עצום בתיירות הנכנסת.

כל מלון נאלץ, מטבעו, לנהל במקביל לניהול חווית האירוח, ההסעדה, הניקיון, האחזקה והמתקנים גם את הצד הפיננסי. שהרי, בסופו של דבר מדובר בעסק שמהותו תלויה בעיקר בהצלחה הפיננסית שלו וביכולת שלו להפיק מזומנים.

 

בדרך כלל מלון בנוי מכמה מחלקות עיקריות:

• מחלקת קבלה והזמנות- אחראים על שירות לאורח

• מחלקת משק וניקיון: אחראים על ניקיון החדרים והשטחים הציבוריים

• מחלקת מזון ומשקאות- שירותי הסעדה ומזון: איכות, כמות, מגוון, זמני הגשה

• מחלקת אחזקה ומשק בית – תחזוקת ונראות המלון

• מתקנים- בריכה , חדר כושר, מועדון ילדים, ספא וכד'

• מחלקת כספים

בעוד שהמנכ"ל פועל בכל המרץ על מנת להקפיד על כל פרט ופרט בנראות, בחווית האורח ואיכות השירות מנהל הכספים של המלון, שהנו עובד בכיר במקביל אל המנכ"ל ומשמש בעצם כיד ימינו של המנכ"ל, פועל כדי לדאוג להביא את המלון לצמיחה פיננסית נכונה ולשמור על איתנותה הפיננסית. עבודה טובה בין השניים היא קריטית למלון.

ידוע כי התנהלות פיננסית, חולשת כמעט על כל היבט במלון:

ניהול שוטף כגון, ניהול חשבונות, גזברות, מיסוי, חשבות שכר, מלאי, רכש, מומחה בקרות ציות ועוד.

ניהול אסטרטגי פיננסי הממלא את החלק הערכי שתורם להתפתחות המלון וניהול תזרים המזומנים.

כמו למשל, תכניות תגמול לעובדים, פיתוח אסטרטגיה עסקית, משאיים ומתנים עם לקוחות וספקים, השקעות וכיוצא בזה.

ניתוח נתונים – ניתוח תמחור של מרכזי רווח בכל מחלקות המלון, ניתוח ועדכון תחזיות שוטפות ועוד.

 

שכשבית מלון הינו הינו בסדר גודל קטן עד בינוני (עד כ- 100 חדרים) הצרכים הפיננסיים קטנים בהתאם. לא משתלם או בלתי אפשרי לחברה להחזיק מחלקת כספים שלמה In-house

לעיתים חברות הניהול / בעלים נוטים לפנות למשרדי רו"ח קונסרבטיבים לניהול חשבונות ושכר אולם את תפקיד מנהל הכספים כאמור, משאירים למנכ"ל החברה. התוצאה- עומס יתר על המנכ"ל ולרוב הכשלתו.

 

במקרים אלו השכרת שירותי חוץ מאוד משתלמת. שכן אחרת , בנוסף לחוסר היעילות, תצטרך החברה להחזיק מחלקה פנימית לניהול כספים וכן מנהל כספים בפועל "שינצח" על המערך -ששכרו בדרך כלל מתומחר גבוה.

לכן, למלונות בסדר גודל קטן- בינוני מומלץ להיעזר בשירותי חשבות במיקור חוץ ע"י אנשי מקצוע מנוסים, אשר יתנו מענה שוטף ומקצועי בעלות 'רזה' כחלופה לכוח אדם יקר ולעיתים לא מתאים, במשרה קבועה.

בשונה משירותי ראיית חשבון ויעוץ מס קלאסיים בהם רואה החשבון מסתכל על הדברים מנקודת עבר והכנת דוחות על נתוני עבר כשמדובר בשירותי חשבות במיקור חוץ המשרד מחוייב להיות עם יד על הדופק ולשמור על איתנותו הפיננסית של המלון ששכר את שירותיו.

המשרד בדרך כלל ימנה CFO  שעובד לצד המנכ"ל וחי את החברה, אמנם לא באופן יום יומי, אך באופן שוטף דיו כדי להבין את התהליכים בה.

היתרונות הנלווים הם שאין צורך לאייש משרה כל כך בכירה נוספת בארגון והעלות שנחסכת היא גדולה. כלומר, התועלת המושגת היא בעלת ערכיות כפולה.

ברוב המקרים זהו פתרון קלאסי בעבודה מול מלונות בוטיק ומלונות בהקמה, מלונות אלו בדרך כלל יצטרכו "נגיעות" מכל מחלקה אפשרית במחלקת ניהול .

כך לדוגמא- מלון בעל 50 חדרים עם מסעדה קטנה ו15 עובדים צריך רבע  משרה משאבי אנוש, רבע משרה באדמיניסטרציה, רבע משרה של חשבות שכר, ורבע משרה של הנהלת חשבונות. אם המלון ינסה להעסיק דמות אחת להכל, מוכשר ככל שיהיה , בסופו של דבר התוצאה תהיה כישלון.

ולכן מודל של חשבות במיקור חוץ, מאפשר להרבה מלונות, צמיחה מבוססת יותר, ולעיתים אף מונע נפילה פיננסית של המלון עקב המקצועיות במחלקת הכספים שיודעת לתת דגשים והתראות בזמן אמת.

 

אצלנו במשרד רואי חשבון דיין את מנור נותנים שירותי מיקור חוץ לכל מערך הכספים במלונות בוטיק.

בשלב ראשון צוות מקצועי בונה עבורך את מערך ניהול הכספים במלון- אדמיניסטרציה, שכר, משאבי אנוש, רכש , ביקורות וכו'. לאחר מכן נותנים לך שירותים פיננסיים לפי היקף המשרה הייחודית למלון שלך.

 

איך אנחנו יכולים לסייע

שירותי ניהול כספים,  חשבות, הנהלת חשבונות וחשבות שכר במיקור חוץ, על ידי מיטב המומחים המעודכנים באופן שוטף בחקיקה, בפרקטיקה, בראיה רחבה ובתקינה הרלוונטיות.

• מיפוי הצרכים של המלון

• קביעת תרשים זרימה של מידע והעברת חומרים, לרבות לו"ז מהחברה לצוות וחזרה

• בניית מערכת ההרשאות במערכת הלקוח המלונאית ואצל גורמים חיצוניים (בנקים, רשויות וכו)

• בניית סט דוחות למנהלים הכולל ניתוח לפי מחלקות, דוחות ניהוליים, דוחות תמחיריים ועוד

• הכנת דוחות תזרים מזומנים כולל תזרים חזוי

• בניית תהליכי עבודה במחלקת הכספים והרכש של המלון

• בניית בקרות פנימיות לצמצום החשיפה להונאות ותרמיות

• פיקוח על עבודת מנהלי החשבונות

• השמת מנהלות חשבונות ומילוי מקום זמני בהנהלת חשבונות

• יעול וחיסכון בעלויות המלון

• בקרה וניתוח עלויות המלאי במלון.

• פיקוח חוזי רכש ספקים /לקוחות וסוכני תיירות

• ניהול מערך הגביה מלקוחות בסיטי לג'ר.